Best Practice: Salesforce Benutzeraktivität, der bessere Überblick

Als erfolgreicher Administrator ist es wichtig, einen Überblick über die Aktivitäten der BenutzerInnen in deiner Organisation zu haben. So kannst du nicht nur sicherstellen, dass die Lizenzen optimal genutzt werden, sondern auch sehen, ob eine deiner BenutzerInnen Probleme mit der Nutzung ihres Accounts hat.

Was ist das Problem?

Salesforce bietet die Möglichkeit, in Form eines Kontrollkästchens zu sehen, ob eine BenutzerIn aktiv oder inaktiv ist.

Außerdem müssen wir mehrere andere Felder durchsehen, um ein besseres Bild zu erhalten. Das kann zwar in manchen Szenarien ausreichen, kann aber manchmal ziemlich umständlich und generell nicht sehr informativ sein. Trotz der vielen Stärken von Salesforce, ist es unbestreitbar, dass es in vielen Fällen Raum für Verbesserungen gibt. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf bin ich losgezogen, um eine bessere Lösung zu finden. Was als Herumspielen mit einigen Formeln begann, führte mich auf den Weg zur Veröffentlichung meiner ersten, wenn auch kleinen, App auf AppExchange.

Wo liegen die Vorteile?

Mit der Idee, eine informativere Darstellung der Salesforce Benutzeraktivität in deiner Organisation zu bieten und gleichzeitig die Komplexität des Prozesses zu minimieren, entstand die Idee, Icons basierend auf dem Aktivitätsstatus einer BenutzerIn bereitzustellen. Um den Prozess so anschaulich wie möglich zu halten, war es das Ziel, relativ detaillierte, aber leicht unterscheidbare Icons bereitzustellen, die in deinen Benutzerlistenansichten platziert werden können. Aber es reichte nicht aus, nur zu zeigen, ob eine BenutzerIn aktiv oder inaktiv ist. Es gab einen Hunger nach mehr. Was wäre, wenn wir sehen könnten, wie aktiv die NutzerIn in letzter Zeit war? Was wäre, wenn wir auf einen Blick sehen könnten, ob die NutzerIn eine ungültige Emailadresse hat? Was können wir noch von einer NutzerIn sehen? All diese Gedanken wurden berücksichtigt, als ich die Anforderungen zusammenstellte. Am Ende wurde die folgende Liste von Werten und ihren jeweiligen Icons als die wichtigste und aussagekräftigste für unsere Anwendung angesehen:

Diese Werte bringen nicht nur die Information, ob eine BenutzerIn aktiv oder inaktiv ist, sondern auch, wann die BenutzerIn zuletzt aktiv war und ob die BenutzerIn einen eingefrorenen Account hat oder aus dem Account ausgesperrt wurde. Außerdem kannst du auf einen Blick sehen, ob eine BenutzerIn aktiv ist, aber die E-Mail-Adresse am Ende ein “.invalid” enthält, wie es beim Erstellen oder Aktualisieren einer Sandbox üblich ist. Dies ist eine wichtige Information, wenn du Probleme mit der E-Mail-Kommunikation innerhalb einer Sandbox hast. Diese Liste gibt dir einen umfassenden Überblick über den Zustand der BenutzerInnen in deiner Organistation.

Wie funktioniert es?

Nachdem die notwendigen Werte und Icons feststanden, war der nächste Schritt, herauszufinden, wie man diese Werte tatsächlich erreicht. Um den Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig zu versuchen, die Komplexität niedrig zu halten mit einem hohen Anpassungspotential, durchläuft die Basis dieser App zwei Flows.

• Enhanced User Activity Icon — Daily Scheduled: wird täglich um Mitternacht ausgeführt und setzt alle Aktivitätsstatus von BenutzerInnen, die auf “aktiv” gesetzt sind (inaktive BenutzerInnen zeigen automatisch ein Icon gemäß der Standardeinstellung).
• Enhanced User Activity Icon — User IsChanged: wird bei einer Änderung der BenutzerIn ausgeführt und kann einen der Status “Aktiv” setzen (auf “Frozen” und “Locked” kann bei einer Änderung nicht zugegriffen werden).

Mit einem Wert, der im Hintergrund auf jedem Benutzerdatensatz gespeichert ist, wird das Icon dann angezeigt. Diese Form wurde hauptsächlich aus zwei Gründen gewählt: Man wollte mit einem Aktivitätsschwellenwert für die BenutzerInnen arbeiten und außerdem anzeigen, ob eine BenutzerIn eingefroren oder aus ihrem Konto ausgesperrt ist.

Mit dem Wunsch, zu sehen, wie aktiv eine BenutzerIn ist, wurde die Idee bestimmter Schwellenwerte erdacht. Der eingestellte Wert wird aus dem Datum des “letzten Logins” der BenutzerIn berechnet, um herauszufinden, innerhalb welcher Schwelle sich die BenutzerIn befindet.

• Hohe Aktivität: für BenutzerInnen, die sich zuletzt angemeldet haben (Standardeinstellung: 30 Tage)
• Mittlere Aktivität: für BenutzerInnen, die sich nicht so oft anmelden (Standardeinstellung: 60 Tage)
• Geringe Aktivität: für BenutzerInnen, die sich kaum anmelden (Standardeinstellung: 120 Tage)
• Keine Aktivität: letzte Stufe, für BenutzerInnen, die sich noch gar nicht angemeldet haben

Anhand dieser Informationen ist ersichtlich, wie lange die BenutzerIn zuletzt angemeldet war. Dies liefert dir die entscheidenden Informationen, dass die BenutzerIn möglicherweise Probleme hat, sich in Salesforce einzuloggen oder Probleme bei der Nutzung hat und Hilfe benötigt.

Was ist, wenn Sie etwas andere Bedürfnisse haben?

Während das Ziel war, die Einfachheit so gering wie möglich zu halten, ist es verständlich, dass die Vorlieben eines jeden Administrators unterschiedlich sein können. Mit diesem Gedanken im Hinterkopf haben einige der wichtigen Features die Möglichkeit, mit relativer Leichtigkeit an die eigenen Bedürfnisse angepasst zu werden.

Aktivitäts-Icons

Die Icons selbst sind ein integraler Bestandteil des Pakets und der Erfahrung mit ihm. Alle acht Icons wurden sorgfältig ausgewählt mit dem Ziel, dass sie auf den ersten Blick leicht zu erkennen sind und gleichzeitig informativ sind. Wenn du kein Fan von einem dieser Icons bist (oder sogar alle, ich werde es nicht persönlich nehmen…), kannst du sie ganz einfach nach deinem Geschmack anpassen, indem du sie in den Statischen Resourcen änderst.

Schwellenwert für Aktivität

Wie bereits erwähnt, wird die Aktivität einer BenutzerIn anhand eines Schwellenwertes gemessen, der ein hohes, mittleres, niedriges und kein Aktivitätsniveau vorgibt. Wenn du dir z.B. denkst, dass es für deinen Anwendungsfall wichtig wäre, einen viel engeren Schwellenwert für BenutzerInnen mit hoher Aktivität zu setzen, sagen wir 7 Tage, ist dieser Schwellenwert leicht für deine Bedürfnisse anpassbar. Indem du zu benutzerdefinierte Metadatentypen navigierst, kannst du die Datensätze des Typs Benutzeraktivität verwalten:

Es ist wichtig zu beachten, dass der Wert für hohe Aktivität der niedrigste von allen sein muss, während der Wert für niedrige Aktivität der höchste sein muss. Natürlich wird eine Validierungsregel dich daran hindern, sie anders zu setzen.

Listenansicht

Der wohl wichtigste Aspekt dieser App, der Ort, an dem du die Aktivitäts-Icons sehen kannst, sind die Listenansichten. Standardmäßig kommt die App mit drei Listenansichten, die als die wesentlichsten angesehen wurden:

1. All Active Users (with icon)
2. All Users (with icon)
3. Low Activity Users (with icon)

Du kannst natürlich deine bestehenden Listenansichten anpassen oder neue Listenansichten nach deinen Wünschen erstellen, indem du das Feld “Activity Icon” in deine gewünschte Listenansicht einfügst:

Was kann es nicht?

Während wir bisher eine Menge Vorteile für die Administratoren durch diese App vorgestellt haben, ist es wichtig zu beachten, dass es bestimmte Einschränkungen gibt, die durch die Art und Weise, wie Salesforce derzeit funktioniert, hervorgerufen werden. Es wurde versucht, alle Einschränkungen bestmöglich zu umgehen, aber die folgenden bleiben dennoch bestehen.

Validierungsregeln

Wenn Sie Validierungsregeln auf das Benutzerobjekt angewendet haben, ist es möglich, dass dieser Prozess die Datensätze nicht aktualisieren kann, was zu Fehlermeldungen führt. Um dieses Problem zu umgehen, empfiehlt es sich, alle Ihre Datensätze unter Berücksichtigung der Validierungsregeln auf dem neuesten Stand zu halten.

Wenn du Validierungsregeln auf das Benutzerobjekt angewendet hast, ist es möglich, dass dieser Prozess die Datensätze nicht aktualisiert, was zu Fehlermeldungen führt. Um dieses Problem zu umgehen, wird empfohlen, dass du alle deine Datensätze auf dem neuesten Stand hältst und dabei die Validierungsregeln berücksichtigst.

Ausführen bei Installation

Da Salesforce keine Option zur Ausführung von Flows bei der Installation eines Pakets bietet, werden die ersten vollständigen Aktivitätswerte nach der ersten täglichen Aktualisierung angezeigt. Bei der Installation wird nur der Wert der inaktiven BenutzerInnen angezeigt, da dieser direkt aus dem “IsActive”-Wert des Benutzerdatensatzes übernommen wird.

Frozen & Locked

Das Icon einer eingefrorenen oder gesperrten BenutzerIn ist nach der Änderung nicht sofort sichtbar, da diese Werte nur über den geplanten Ablauf, der einmal pro Tag ausgeführt wird, zugänglich sind. Bis zu diesem Update werden diese BenutzerInnen mit ihrem letzten Aktivitätswert angezeigt.

Enhanced User Activity Icon App

Diese ganze Geschichte begann mit der ursprünglichen Idee, die Aktivität der BenutzerInnen in Icons darzustellen. Nach einigem Brainstorming und Ideenaustausch auf LinkedIn, entstand die Idee für diese App. Wir sind stolz, dass wir neben Agile Cockpit, ein „next level“ Tool für die Projektimplementierung, und SIP, die revolutionäre Vernetzung zwischen SAP und Salesforce, die dritte AppExchange Solution von Deloitte Digital Austria veröffentlicht haben: Die Enhanced User Activity Icon App

Patrik Svitek

Customer Success Expert