Wie funktioniert… Business Process Reengineering?

Wie heißt es so schön – neues Jahr, neues Glück. Da das Glück bekanntlicherweise nicht einfach vom Himmel fällt, haben wir uns bereits Anfang 2021 mit V2MOM als Strategie-Booster beschäftigt. Nun stellen wir ein weiteres Werkzeug für moderne Unternehmensführung vor: Als Business Process Reengineering wird der Ansatz definiert, die Gesamtheit aller bestehenden Geschäftsprozesse und -aktivitäten komplett neu zu bewerten.

Das Gute an Krisen ist, dass man im Idealfall gestärkt aus dieser herausgeht – z.B. durch die schlaue Nutzung von Investitionsprämien. Auch hier begleiten wir Unternehmen dabei, ihre aktuellen Geschäftsprozesse zu hinterfragen. Beim Business Process Reengineering (BPR) besteht die zentrale Aufgabe darin, die Geschäftsprozesse grundsätzlich neu zu gestalten. Naturgemäß kommt Business Process Reengineering nicht tagtäglich zur Anwendung. Die berechtigte Frage deshalb:

Wann ist Business Process Reengineering (BRP) sinnvoll?

Durch Krisen wie etwa die COVID-19 Pandemie können Unternehmen in eine Notlage geraten, welche besondere Maßnahmen erfordert, um z.B. eine Insolvenz abzuwehren. Das BPR gilt hier als hartes Mittel und erweist sich als zielführende Methode, da der Ansatz nur das Kerngeschäft im Unternehmen belässt. Alle anderen Unternehmensprozesse und Bereiche werden auf den Prüfstand gestellt, optimiert und im Extremfall sogar aufgegeben oder ausgelagert. 

Der Fokus im klassischen BPR liegt auf der Steigerung von Kundenzufriedenheit und Qualität. Dazu kommt die Senkung der Prozesskosten als weiteres wesentliches Ziel – hierbei gilt ein ein Verbesserungsgrad von ca. 30 Prozent als Best Practice. Glücklicherweise ist es durch Informationstechnologie und Softwareunterstützung heute einfacher, die kritischen Geschäftsprozesse zu optimieren: Moderne Tools bieten smarte Analysen und Reports für eine objektive Entscheidungsgrundlage.

Die 4 BRP-Phasen im Detail

Als Erfinder des Business Process Reengineering (BRP) gelten die Management-Vorreiter Michael Hammer und James Champy. Sie sind es auch, die das folgende 4 Phasen-Modell geprägt haben:

• Phase 1: Erneuerung
  Die erste Phase zielt darauf ab, alle MitarbeiterInnen und alle Abteilungen eines Unternehmens miteinzubinden. Man legt dadurch den Grundstein für weitere Phasen im Projekt. Alle Stakeholder werden geschult, sich auf den Entwicklungs- und Change-Management-Prozess einzulassen.
• Phase 2: Revitalisierung
  Die zweite Phase versucht, die Ist-Prozesse hervorzuheben sowie wichtige Schlüsselprozesse zu bewerten. Gleichzeitig werden ungenutzte Potenziale und ein gewünschter Soll-Zustand identifiziert.
  
  
• Phase 3: Änderung der Einstellungen
  Die dritte Phase lebt davon, dass alle Mitarbeiterinnen und betroffene Abteilungen den Change auch tatsächlich mittragen: Neue Ansichten und Methoden werden im Unternehmen etabliert.
  
  
• Phase 4: Neustrukturierung
  In der letzten Phase kommt es zur Umsetzung der neu gestalteten Prozesse. Zusätzlich sollte die Zielerreichung fortlaufend überwacht werden, um gegebenenfalls reagieren zu können.

Schematischer Ablauf BRP

Eines der am meisten referenzierten Beispiele für Business Process Reengineering stammt von Ford, einem Unternehmen der Automobilbranche. Mitten in einer schweren wirtschaftlichen Depression konnten durch den Einsatz von Digitalisierung große Einsparungen erzielt werden, womit Ford seine Wettbewerbsfähigkeit absicherte.

Allerdings gibt es im Gegensatz zur “harten” Methode Business Process Reengineering auch durchaus sanftere Ansätze, wie zum Beispiel ein Total Quality Management (TQM) oder ein Lean Management. Möchte man in einem Unternehmen „nur“ die Effizienz steigern, so muss kein 180°-Kurswechsel her. Die alternativen Methoden können meist schneller umgesetzt werden und sind auf eine hohe Kontinuität ausgerichtet. 

Willst du langfristig neue Denkweisen in deinem Unternehmen etablieren und dabei den Change aktiv mitgestalten? Dann lass uns gerne darüber sprechen!

Elisa Kerschbaumer

Senior Consultant, Digital Customer Experience