So erweitert man den Active User Icon in Salesforce

Oft sind es die kleinen Verbesserungen und Erweiterungen, die den Salesforce-Administratoren im Alltag viel Zeit sparen können! Der heutige Artikel richtet sich an bestehende Salesforce-Admins und dreht sich um die Implementierung von Active User Icons in deiner Benutzerverwaltung.

Wie wir alle wissen, gibt es in der Salesforce-Benutzerübersicht eine Spalte, die derzeit eine Checkbox mit lediglich zwei Werten, nämlich “Active” und “In-Active”, anzeigt.

Hierbei gibt es zwei Gründe, warum ich empfehlen würde, diese Salesforce „Active Checkbox“ zu erweitern:

1. Bei einer langen Liste von Benutzernamen ist es nicht möglich, schnell zu erkennen ob ein Benutzer aktiv ist oder nicht. Farbige Icons visualisieren hingegen den Status des Users deutlich besser und erlauben dabei weitere Unterscheidungen.
   
   
2. Wie du vielleicht weißt oder selbst festgestellt hast, werden alle E-Mail-Adressen von aktiven Benutzern mit einem “.invalid”-Präfix versehen, wenn man eine Sandbox erstellt, aktualisiert oder klont. So wird das versehentliche Versenden von Mails verhindert. (Salesforce Knowledge Article 000333417)
   
   In diesem Fall sind die Benutzer zwar vermeintlich aktiv, aber ein Zurücksetzen des Passwortes würde aufgrund der ungültigen E-Mail-Adresse nicht funktionieren. Die Erweiterung um zusätzliche Icons kann diesen Umstand anzeigen und Probleme verhindern.

Mein Formelfeld kann daher die folgenden Statuswerte für den einzelnen User anzeigen:

Direkt in der Salesforce Org sieht das Active User Icon wie folgt aus:

Implementierung der Active User Icon – Erweiterung in deiner Org

Wenn auch du dein Salesforce ‘Active Icon’ erweitern möchtest, kannst du einfach diesem Beispiel folgen:

Erst erstellst du ein neues, benutzerdefiniertes Feld mit folgenden Details:

Data Type: Formular
Field Label: Active Icon (nenne es, wie du möchtest, außer “Active”, da dies zu Verwechslungen mit dem bestehenden Standardfeld führen würde)
Formula Return Type: Text

Formular (Text) – bitte kopieren und in Ihr benutzerdefiniertes Feld einfügen:

IF(NOT(IsActive),

IMAGE("/img/func_icons/remove12_on.gif", "red",16,16),

IF(CONTAINS(Email, "invalid"),
IMAGE("/img/func_icons/util/alert16.gif", "warning",16,16),

IMAGE("/img/func_icons/util/checkmark16.gif", "green",16,16)))

In deiner Salesforce Org solltest du nun folgenden Inhalt vor dir haben:

Im nächsten Schritt gibst du nur Administratoren Zugriff auf dieses neue Feld. Nachdem dieses Feld nur im Setup sichtbar sein wird, benötigt kein anderes Profil einen Lesezugriff.

Im letzten Schritt der Erstellung des Feldes entfernst du alle Checkboxen, da wir dieses neue, benutzerdefinierte Feld auf keinem Page Layout verwenden möchten.

Klicke im letzten Schritt auf “Speichern”, um die Einrichtung des neuen Salesforce-Feldes “Active Icon” abzuschließen.

Geschafft! Jetzt noch das Resultat anzeigen lassen:

Um das neue Feld “Active Icon” in der Benutzeransicht zu verwenden gibst du “Benutzer” in die Salesforce-Schnellsuche im Setup ein und wählst dann “Benutzer”. Danach wählst du die Listen-Ansicht aus, der du dein neues Symbol hinzufügen möchtest, und klickst entweder auf “Bearbeiten” oder auf “Neue Ansicht erstellen”.

Suche das neue Feld entsprechend deiner Benennung (oder Beschriftung) und klicke auf “Hinzufügen”, um es zu den ausgewählten Feldern zu verschieben. Mittels den Pfeilen kann man es an der gewünschten Position platzieren.

Klicke nun auf “Speichern”, um den Bildschirm zu schließen, und genieße dein erweitertes “Active Symbol”!

Du kannst die Formel gerne mit deinen bevorzugten Salesforce-Standardsymbolen abändern! Einige Alternativen sind hier aufgeführt:

Eine vollständige Liste aller Salesforce Standard Icons gibt es z.B. hier:
https://www.vermanshul.com/2017/10/quick-tips-salesforce-default-images.html

Natürlich kannst du alternativ jedes beliebige Bild aus dem Internet platzieren – achte aber darauf, die absolute Web-URL zum Bild zu verwenden. Persönlich bevorzuge ich die „schlichte“ Lösung, indem man die Salesforce-Standard-Icons verwendet.

Ich freue mich über dein Feedback und Anregungen zu meinem kleinen „Salesforce-Hack“.

Martin Bratfisch

Senior Manager, Digital Customer Experience