Calendly und Salesforce verbinden: Online-Terminbuchung

In vielen Unternehmen erfolgen Terminbuchungen mit Vertriebs- oder Servicemitarbeitern ganz klassisch per Email oder Telefonanruf. Dabei wäre es doch praktisch, diese Kanäle durch eine zeitsparende Online-Lösung zu ergänzen, oder? Genau hier setzen Online Terminbuchungs-Tools wie Calendly an, die sich mit Salesforce verbinden lassen und manuelle Termin-Updates in die Geschichtsbücher verbannen.

Was ist Calendly?

Calendly ist ein Online-Terminvereinbarungstool, welches das Buchen von Terminen, das Blockieren von Besprechungs-Slots und das Planen vereinfacht. Calendly erspart dir das mühsame Hin- und Herwechseln zwischen E-Mails und vereinfacht die Verwaltung deines Zeitplans.

Wie funktioniert das Terminvereinbarungs-Tool?

Calendly lässt sich ganz einfach über ein iFrame Component in verschiedenen Designs auf fast jeder bestehenden Webseite einbinden. Danach werden verschiedene Teams erstellt, wobei diese selbst in die Calendly Plattform einsteigen und ihre Verfügbarkeiten eintragen können. Darüber hinaus lassen sich auch ihren Kalender verknüpfen (Google Cal, iCal, Outlook Cal etc.), weshalb die Verfügbarkeiten direkt übernommen werden. Durch die Einbindung auf der Webseite kann ein „Lead/User“ sich selbständig zu seiner verfügbaren Zeit ein Termin oder eine Demo „buchen“.

Warum genau Calendly?

Obwohl es einige andere Online-Tools gibt, die eine online Terminvereinbarung abbilden, sticht Calendly sehr positiv hervor. Dies ergibt sich durch viele Features und einfache Integrationen wie etwa:

• Einfache Integration in bis zu 6 Kalender-Apps: Du kannst deinen Zeitplan problemlos verwalten, indem du Calendly in alle deine Kalender-Apps integrierst.
• Round Robin: Ordne verfügbaren Teammitgliedern ganz einfach Besprechungsplätze zu.
• Gruppeneinladungen: Demos mit gesamten Teams können einfach gescheduelt werden.
• Automatische Erkennung von Zeitzonen erleichtert die Terminvereinbarung auf der ganzen Welt.

Calendly aus verschiedenen Sichtweisen

Vorteile als Kunde

Konsumenten vereinbaren viel eher einen Termin, wenn sie sich selbstständig und ohne lästigen „Cold Call“ einen Termin buchen können. Einer der Gründe dafür ist, dass mit jedem persönlichen Kontakt mit Sales Agents ein gewisser „Druck“ entsteht. Der Einsatz eines Online-Terminbuchungstools reduziert diesen Druck und ermöglicht den Kunden ein optimiertes Buchungserlebnis.

Vorteile als Marketer

Für Marketer gibt es dadurch auch qualifiziertere Marketing-Qualified-Leads (MQL), die man in späterer Folge nurturen kann. Auch die Option Calendly in Newslettern einzubinden, kann stark zur Generierung neuer qualified-Leads beitragen, da Kunden bei unmittelbaren Fragen abgeholt werden.

Insgesamt tragen Tools wie Calendly in fast jeder Branche zu einem verbesserten Customer Success-Erlebnis bei. Egal ob für Gruppen-Trainings, Werkstatttermine, B2B oder B2C – self-serviced Terminvereinbarungen nehmen einen wichtigen Stellenwert ein!

Vorteile als Sales Mitarbeiter

Als Vertriebler gewinnt man durch den Einsatz von Calendly besser qualifizierte Inbound-Leads. Dadurch verbringt man weniger Zeit mit der ersten Kontaktaufnahme, da Kunden bereits ein höheres Interesse gezeigt und sich ein Termin vereinbart haben. Insgesamt arbeiten Sales-Mitarbeiter effizienter, produktiver und wenden weniger Zeit für Closed Wons auf!

Salesforce und Calendly verbinden

Was bringt mir die Integration mit Salesforce?
Durch die Salesforce-Integration von Calendly können Salesforce-Datensätze wie Leads, Opportunitys und Accounts automatisch erstellt oder aktualisiert werden, wenn Besprechungen geplant sind.

Wenn über Calendly Meetings erstellt, bearbeitet oder abgesagt werden, kann folgendes automatisch in Salesforce passieren:

• Automatische Erstellung/Update von Lead, Contact und Opportunity
• Automatische Erstellung von Events oder Tasks
• Events oder Tasks sind dann auch auf der Records Activity-Seite ersichtlich

Was ist für die Implementierung notwendig?
Um Calendly und Salesforce zu verbinden benötigt man eine Salesforce Enterprise Edition oder höher mit Adminstrator-Rechten. Zusätzlich wird ein Calendly Premium ($8 / User) oder Pro-Konto ($12 / User) mit Admin-Rechten vorausgesetzt. Die kostenlose Variante ist leider nicht ausreichend – eine vollständige Preisübersicht findest du hier.

Einfache „Out of the Box“ Integration

Folgende Einstellungen und Automatisierungen kommen bereits „Out-Of-The-Box“ von Calendly:

• Wenn ein Event über Calendly geplant wird, wird in Salesforce nach der E-Mail-Adresse des eingeladenen Benutzers gesucht. Wenn kein übereinstimmender Datensatz vorhanden ist, wird ein neuer Lead erstellt.
• Wenn ein Datensatz für den eingeladenen Teilnehmer gefunden wird, wird entweder dem Lead oder dem Kontakt, der mit seiner E-Mail-Adresse verknüpft ist, ein Event hinzugefügt.
• Wenn eine Besprechung abgesagt wird, wird das Event aktualisiert und das Wort “Abgebrochen” wird unter “Offene Aktivitäten” in Salesforce angezeigt.
• Das CalendlyCreated – Attribut wird an Events und Leads angehängt, die von Calendly erstellt wurden, weshalb ein einfaches Reporting gewährleistet ist.

Die Integration kann sowohl Salesforce-seitig als auch auf der Calendly-Plattform weitergehend angepasst und „custom-fitted“ werden. Wir sprechen gerne mit dir über die vielfältigen Möglichkeiten, die sich im Salesforce-Universum ergeben!

Martin Bratfisch

Senior Manager, Digital Customer Experience