Wissensmanagement im Service

Wissensmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess der Schaffung, Weitergabe, Nutzung und Verwaltung von Wissen und Informationen in einer Organisation mit dem Ziel, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit auf dem richtigen Kanal zur Verfügung zu stellen.

Die Hauptaufgabe des Wissensmanagements besteht darin, die Qualität der Entscheidungsfindung zu verbessern, indem sichergestellt wird, dass während des gesamten Service-Lebenszyklus genaue, zuverlässige und vertrauenswürdige Informationen verfügbar sind.

Wissensmanagement in Anwendung innerhalb einer Kundendienstumgebung bietet die Möglichkeit, typische KPIs wie Net Promoter Score, First Call Resolution Rate und durchschnittliche Bearbeitungszeit zu verbessern und gleichzeitig einen durchgängig besseren Kundenservice über alle Kanäle hinweg zu bieten und dadurch einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Der Unterschied zwischen Daten, Informationen und Wissen?

Jeden Tag werden weltweit fast 2,5 Quintillionen Bytes an Daten erzeugt. Das bedeutet, dass Unternehmen jeden Tag mehr Daten verarbeiten müssen als je zuvor. Dies kann sowohl auf Unternehmens- als auch auf MitarbeiterInnenebene schnell unübersichtlich werden. Doch trotz der riesigen Mengen an Informationen, die unser tägliches Leben produziert, sind nicht alle davon wertvoll oder gar nützlich. Daten sind keine Informationen und Informationen sind kein Wissen. Daten stellen einfache, unverarbeitete, unorganisierte und rohe Fakten dar. Informationen sind hingegen strukturierte, organisierte und verarbeitete Daten, die mit einem Kontext präsentiert werden, der sie relevant und nützlich macht. Wissen ist die darauf aufbauende, sinnvolle Verknüpfung von Informationen zueinander und die In-Beziehung-Setzung zu Erfahrungen.

Arten von Wissen

Wissensmanagement ist ein ständiger Kreislauf, bei dem es darum geht, stillschweigendes oder implizites Wissen zu nutzen und es in Form von explizitem Wissen verfügbar zu machen.

Stillschweigendes Wissen ist Wissen, das sich aus persönlichen Erfahrungen, dem Kontext oder der Praxis ergibt. Diese Art von Wissen ist im Gehirn verankert und lässt sich nur schwer an andere weitergeben. Da stillschweigendes Wissen auf Erfahrung und Intuition beruht, so als würde man eine andere Sprache sprechen, ist es ein großer Wettbewerbsvorteil und eine große Herausforderung bei der Einführung von Wissensmanagementsystemen.

Explizites Wissen ist kodifiziertes Wissen, d. h. Wissen, das dokumentiert wurde und leicht zugänglich ist. Aufgrund seiner einfachen Natur lässt sich explizites Wissen viel leichter in einem Wissensmanagementsystem speichern und abrufen. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass es überprüft und aktualisiert wird.

Implizites Wissen ist in Prozesse, Routinen oder die Unternehmenskultur eingebettet. Es kann in einem formalisierten Format vorliegen, z. B. in einem Handbuch oder in schriftlichen Richtlinien, aber das Wissen selbst ist nicht explizit. Stattdessen lebt es oft in der Art und Weise, wie eine Organisation funktioniert.

Wenn du diese drei verschiedenen Arten von Wissen kennst, hast du einen besseren Ausgangspunkt, um zu verstehen, wie das Wissen in deinem Unternehmen verwaltet werden sollte. Wenn dies richtig gemacht wird, kann es dazu beitragen, Werte zu schaffen, Innovationen zu fördern und die Erreichung von Zielen zu erleichtern.

Wissensmanagement Best Practices

Wissen ist eines der wertvollsten Güter einer IT-Organisation, und der offene Wissensaustausch kann deinem Team helfen, auf dem gleichen Stand zu bleiben, besser zusammenzuarbeiten und schneller Entscheidungen zu treffen.  Offener Wissensaustausch macht Wissen mächtiger, denn Informationen sind nicht mehr das Wissen eines Einzelnen, sondern das Wissen der Gemeinschaft. Um den offenen Wissensaustausch zu fördern, empfehlen wir die folgenden Best Practices:

• Fasse das Wissen deines Teams in einem einzigen Repositorium oder System zusammen. Da sich die Technologie am Arbeitsplatz weiterentwickelt, ist Wissen heute an immer mehr verschiedenen Orten vorhanden – in E-Mails, Tickets und in den Köpfen der einzelnen TeammitgliederInnen. Obwohl die Wahl der richtigen Technologie wichtig ist, ist dies nur ein Schritt in einer umfassenderen Wissensmanagement-Strategie.

• Erhöhe die Transparenz durch offene und gemeinsam genutzte Informationen. Investiere in eine Technologie, die Wissen verbindet und vereinheitlicht, anstatt Dokumente in E-Mails und Ordnern isoliert zu halten oder hinter Berechtigungseinstellungen zu verstecken. Wissen sollte für dein gesamtes Unternehmen leicht zu suchen, zu finden und zu erstellen sein.

• Ermuntere jemanden aus dem Team, Seiten gemeinsam zu bearbeiten, durch Inline-Kommentare Feedback zu geben oder TeammitgliederInnen für eine gegenseitige Überprüfung zu benennen.

• Mache die Arbeit mit einem Projektposter sichtbar. Erstelle für jede größere Initiative ein Projektposter, um deine Ziele und Fortschritte mit dem Rest des Teams und den Beteiligten zu teilen. Dies ist ein lebendiges, zugängliches Dokument, das dir helfen kann, den Problembereich zu erkunden, den Umfang zu definieren und Feedback einzuholen.

• Konzentriere dich auf kurze Artikel oder Antworten. Eine gemeinsame Dokumentation bedeutet nicht immer ein gemeinsames Verständnis. Anstatt lange, umfangreiche Dokumente zu erstellen, solltest du den Inhalt auf dein Team zuschneiden. Dein gesamtes Team kann Informationen schneller lernen und aufnehmen, wenn sie schnell zu konsumieren sind, eine leicht verständliche Sprache verwenden und zeitnah veröffentlicht werden.

• Fördere eine Kultur des Wissensaustauschs. Belohne die besten Mitarbeiter mit einem kontinuierlichen Anerkennungsprogramm, das sowohl Qualität als auch Quantität berücksichtigt. Das Führungsteam kann mit gutem Beispiel vorangehen, indem es regelmäßig Informationen wie wichtige organisatorische Aktualisierungen beisteuert. Du kannst auch Mitarbeiter auf dein Tool aufmerksam machen und das Tool nutzen, um direkt mit den Teams zu kommunizieren.

Fazit

Wissensmanagement ist eine Methode, die für jeden relevant sein kann. Unabhängig von deinem Unternehmen oder deinem Markt verfügen die Menschen in deinem Unternehmen über wertvolles Wissen, das es zu teilen gilt. Das gilt für alle Abteilungen. Ob IT, Kundensupport, Personalabteilung, Rechtsabteilung oder Marketing und Finanzen – alle diese Abteilungen verfügen über Wissen, das ständig mit einem Team oder dem gesamten Unternehmen geteilt werden muss. Mit einem entsprechenden Plan können MitarbeiterInnen aus verschiedenen Bereichen und Abteilungen auf die Wissensdatenbank Ihres Unternehmens zugreifen, um Probleme zu lösen oder in Zukunft auch ganz zu vermeiden.

Möchtest du weitere Informationen zu dieser Thematik bekommen oder solltest du Hilfe benötigen bei der Implementierung eines Wissensmanagement Systems, dann melde dich gerne bei uns für ein kostenloses Beratungsgespräch!

Claudia Stingl

Managerin, Deloitte Digital Customer Experience